Pendidikan

Kop Surat : Struktur, Cara, dan Contoh [Lengkap]

Kop surat adalah salah satu hal penting dalam surat menyurat baik ketika mengirimkan surat kepada instansi resmi maupun tidak resmi. Untuk itu, pembuatan kop surat tidak boleh sembarangan bahkan asal-asalan. Lalu apa sebenarnya kop surat tersebut? Bagaimana cara membuat kop surat yang benar? Apa saja struktur dan fungsi kop surat? Dan seperti apa contoh kop surat tersebut? Simak baik-baik ya.

Kop surat merupakan identitas perusahaan atau instansi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang asal usul surat. Kop surat menginformasikan perusahaan atau lembaga yang mengirim surat. Seperti Anda ketahui, kop surat berada di bagian paling atas dalam surat atau biasa disebut dengan kepala surat. Adapun fungsi-fungsi kop surat, antara lain:

  1. Sebagai identitas, dimana kepala surat yang memuat kop surat akan menonjolkan identitas pengirim surat. Hal yang paling dominan adalah logo perusahaan. Antara satu perusahaan dan perusahaan lain tentunya memiliki logo yang berbeda. Nantinya, logo tersebut akan memberikan identitas tersendiri bagi perusahaan atau suatu instansi
  2. Pemberi informasi, dimana di dalam kop surat akan memuat nama perusahaan, logo, bidang usaha, alamat lengkap, nomor telepon, e-mail, dan website perusahaan. Data ini memberikan informasi lengkap kepada penerima surat jika ingin berhubungan langsung dengan pengirim surat
  3. Ajang promosi, dimana informasi yang berada di kop surat baik itu namun perusahaan, lambang, maupun jenis usaha yang dijalankan bisa dijadikan media iklan atau alat promosi perusahaan tersebut

Baca juga : Cara Membuat Berita Acara

Struktur Kop Surat

Kop surat tidak boleh ditulis asal-asalan tanpa menggunakan kaidah yang berlaku atau disepakati sebelumnya. Misalnya saja, kop surat dibuat dengan menempatkan alamat perusahaan/instansi di bagian atas, sementara nama perusahaan ditulis di bagian bawah, tentunya hal ini tidak sesuai dengan kaidah, bukan? Oleh karena itu, berikut adalah beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam struktur kop surat:

  • Nama badan/organisasi, perusahaan atau instansi
  • Alamat lengkap badan/organisasi, perusahaan atau instansi
  • Logo badan/organisasi, perusahaan atau instansi
  • Nomor telepon, kode pos, alamat e-mail, dan website badan/organisasi, perusahaan atau instansi
  • Nama kantor cabang (opsional)
  • Jenis usaha

Sebagai sebuah identitas perusahaan, semakin lengkap informasi yang diberikan akan lebih baik. Identitas lengkap tersebut akan memudahkan seseorang ketika ingin menghubungi badan/organisasi, perusahaan atau instansi terkait.

Baca juga : Artikel Ilmiah

Cara Membuat Kop Surat yang Baik

Pembuatan kop surat yang baik harus memuat hal-hal berikut ini:

Logo, simbol perusahaan badan/organisasi, perusahaan atau instansi tersebut harus dibuat semenarik mungkin. Semakin menarik logo, maka orang akan mudah mengingatnya. Apabila logo tidak dimasukan, orang akan sulit mengingat perusahaan Anda
Nama Lembaga, ditulis dengan menggunakan huruf besar atau kapital agar penerima surat mudah untuk menemukan
Alamat Lembaga, Faximilies, Telepon, dan Email, harus menggunakanhuruf besar di awal kata
Kata Sambung, seperti (di, dan) ditulis menggunakan huruf kecil
Penulisan Singkatan Kata, jangan pernah sekali-kali menggunakan PO BOX untuk menunjukkan sebuah alamat
Penggunaan titik dua (:), harus ditambahkan jika memuar nomor seperti Telepon: 089xxxxxxx

Untuk membuat kop surat melalui Microsoft Word sangatlah mudah, caranya adalah sebagai berikut:

  • Buka Microsoft Word
  • Klik header (bagian atas halaman dasar Word)
  • Tulislah nama, identitas, alamat perusahaan menggunakan rata tengah (Ctril+J)
  • Modifikasikan penulisan tersebut sesuai dengan selera Anda
  • klik insert+picture, kemudian pilih logo perusahaan yang akan digunakan
  • berilah garis pemisah antara kop surat dengan isi surat

Sedangkan pembuatan kop surat melalui Microsoft Excel adalah sebagai berikut:

  • Buka Microsoft Excel di perangkat Anda
  • Pilih salah satu sel dalam worksheet
  • Tulis nama, identitas, alamat perusahaan. Jika perlu, gunakanakn fungsi merge untuk membuat barisan kalimat terlihat rapi
  • Pastikan bahwa ada sel kosong di awal worksheet
  • Klik insert+picture, lalu masukkan logo perusahaan ke sel kosong yang ada di awal worksheet
  • Buat gambar pemisah di bawah kop surat
  • Untuk menggunakannya, Anda peru ekspor terlebih dulu ke word. Atau cara manualnya adalah dengan memblok kop lalu meng-copy paste ke word. Kemudian, Anda tinggal meng-copasnya dalam format tabel atau gambar

Baca juga : Abstrak

Contoh Kop Surat

Contoh Kop Surat Organisasi
Setiap organisasi pasti memiliki sebuha logo. Logo bukan hanya sebagai ajang formalitas atau asal-asalan saja. Logo organisasi menjadi identitas sekaligus pemberi informasi kepada penerima surat. Untuk itu, penulis surat harus cermat dan teliti dalam membuat sebuah logo karena kesalahan yang terjadi akan menurunkan kredibilitas suatu organisasi.
Berikut contoh kop surat organisasi:

Contoh Kop Surat Organisasi
Contoh Kop Surat Organisasi

Contoh Kop Surat Sekolah
Pencantuman kop surat sekolah adalah peraturan wajib yang harus selalu ada dalam penulisan surat resmi. Apabila surat resmi seperti lembaga sekolah ditulis tanpa menggunakan kop surat, maka surat tersebut seperti surat tidak resmi. Pencantuman kop surat harus dituliskan di semua jenjang pendidikan tanpa terkecuali.
Berikut contoh kop surat sekolah:

Contoh Kop Surat Sekolah
Contoh Kop Surat Sekolah

Contoh Kop Surat Perguruan Tinggi
Sama seperti sekolah, setiap perguruan tinggi pasti memiliki logo yang di dalamnya mengandung simbol-simbol dan makna. Makna tersebut mengandung harapan dan doa bagi perguruan tinggi. Logo sebagai identitas perguruan tinggi biasanya dijumpai di gedung perguruan tinggi, baju almamater, dan kop surat milik perguruan tinggi. Pencantuman kop surat pada surat resmi perguruan tinggi bisa bertanggung jawab apabila suatu saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Berikut contoh kop surat perguruan tinggi:

Contoh Kop Surat Perguruan Tinggi
Contoh Kop Surat Perguruan Tinggi

Contoh Kop Surat Instansi Pemerintahan
Instansi di bidang pemerintahan tidak hanya terdiri dari satu macam instansi saja, namun beragam jumlahnya baik dari tingkat nasional, provinsi, kota, kabupaten, kecamatan, dan desa. Instansi tersebut bisa bergerak di bidang pendidikan, kebudayaan, sosial, hukum atau yang lainnya. Instansi tersebut tentunya memiliki kop surat sendiri untuk menunjukkan identitasnya saat mengirim surat resmi.
Berikut contoh kop surat instansi pemerintahan:

Contoh Kop Surat Instansi Pemerintahan
Contoh Kop Surat Instansi Pemerintahan

Contoh Kop Surat Perusahaan
Kop surat yang ditulis pada surat resmi juga berlaku bagi perusahaan mulai dari perusahaan berskala kecil, besar, nasional, maupun internasional. Adanya kop surat tersebut bisa dijadikan ajang promosi dan memberikan identitas sendiri bagi perusahaan.
Berikut contoh kop surat perusahaan:

Contoh Kop Surat Perusahaan
Contoh Kop Surat Perusahaan

Contoh Kop Surat Karang Taruna
Karang Taruna merupakan suatu organisasi kepemudaan di Indonesia yang meningkatkan kualitas generasi muda. Organisasi ini dibentuk dari kesadaran dan tanggung jawab generasi muda terhadap dunia sosial di regional desa/kelurahan sederajat. Organisasi kepemudaan Karang Taruna berperan untuk membina, memberdayakan, dan mengembangkan sumber daya manusia dan sumber daya alam yang melimpah di alam sekitar.
Berikut contoh kop surat karang taruna:

Contoh Kop Surat Karang Taruna
Contoh Kop Surat Karang Taruna

Contoh Kop Surat Persero
Badan usaha milik negara yang berperan mencari keuntungan dan pelayanan umum sudah pasti berurusan dengan surat menyurat. Ketika persero ingin membuat surat resmi untuk pegawai atau kepentingan lain harus menggunakan kop surat.
Berikut contoh kop surat persero:

Contoh Kop Surat Persero
Contoh Kop Surat Persero

Demikian ulasan lengkap mengenai kop surat beserta contoh-contohnya dan semoga bermanfaat.

Tags
Show More

Tahu Kau

Tahukau blog ini tercipta dikarenakan seseorang yang memberikan inpirasi penuh dengan sebuah informasi dan ilmu yang baik. Dan mengajarkan dari hal mental terlebih dahulu. Sehingga Blog Ini Tercipta menjadi www.tahukau.com

Related Articles

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to top button
Close
Close