Pendidikan

Apa Itu Pengertian SOP : Tujuan, Fungsi, Prinsip, dan Jenis

SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah dokumen berisi prosedur kerja yang harus dilakukan secara kronologis dan sistematis untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu agar hasil kerja yang diperoleh sangat efektif. Pengertian SOP lainnya adalah pedoman atau acuan dalam bekerja sesuai fungsi, alat penilaian kinerja pegawai, sesuai tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja yang ada di perusahaan. Dengan adanya SOP, maka diharapkan pekerjaa bisa dilakukan dengan rapi dan tertib dari awal hingga akhir sehingga kualitas pekerjaan terasa lebih baik. Lalu, apa saja pengertian SOP tersebut? Simak ulasan berikut baik-baik ya!

Pengertian SOP

Pengertian SOP

Berikut ini adalah beberapa pengertian SOP dari para ahli, antara lain:

Menurut Para Ahli

Moekijat

SOP yaitu pelaksanaan pekerjaan tentang dimana saja pekerjaan tersebut dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana tempatnya, dan siapa yang melakukannya.

Sailendra

SOP adalah panduan yang dilaksanakan untuk memastikan kegiatan operasional organisasi atau perusahaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.

Istyadi Insani

Arti SOP merupakan instruksi tertulis tentang proses penyelenggaraan administrasi perkantoran seperti melakukan pekerjaan, waktu, tempat pelaksanaan, dan pelaku yang berperan.

Tjipto Atmoko

SOP yakni pedoman pekerjaan sesuai fungsi dan alat penilaian kerja instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha maupun non-usaha sesuai indikator-indikator teknis, administratif, prosedural tata kerja, serta prosedur kerja dan sistem kerja sesuai unit kerja.

Baca juga : Apa Itu Statistik ?

Tujuan SOP (Standar Operasional Prosedur)

Tujuan SOP (Standar Operasional Prosedur)

Umumnya, SOP bertujuan menjelaskan secara rinci kegiatan, tugas, dan pekejaan yang dilakukan di dalam suatu perusahaan. Pada pelaksanaannya, ada beberapa tujuan SOP (Standar Operasional Prosedur), antara lain:

  • Menjaga konsistensi kinerja atau kondisi tertentu serta mengarahkan seseoang untuk melaksanakan suatu pekerjaan atau tugas tertentu
  • Memberikan pedoman atau acuan melaksanakan pekerjaan atau tugas supervisor dan pekerja
  • Menghindari kesalahan, konflik, keraguan, duplikasi, serta pemborosan dalam melaksanakan suatu pekerjaan
  • Memberikan ukuran atau parameter penilaian mutu kerja dan pelayanan
  • Memberikan jaminan penggunaan sumber daya secara efektif dan efisien
  • Menjelaskan urutan dan alur kerja, wewenang dan tanggung jawab seluruh petugas terkait
  • Sebagai dokumen yang menjelaskan penilaian proses pelaksanaan kerja apabila terjasi mal praktek
  • Sebagai dokumen yang dipakai kegitan pelatihan pekerja
  • Menjadi dokumen sejarah jika terjadi revisi SOP dan ingin menggantinya dengan SOP baru

Baca juga : Apa Itu Evaluasi ?

Fungsi SOP (Standar Operasional Prosedur)

Fungsi SOP (Standar Operasional Prosedur)

SOP (Standar Operasional Prosedur) memiliki beberapa fungsi, diantaranya adalah:

  • SOP berfungsi memudahkan pekerjaan para pegawai atau tim kerja
  • SOP berfungsi sebagai dasar hukum kuat apabila terjadi penyimpangan
  • SOP berfungsi untuk memberikan hambatan-hambatan yang sedang dialami pegawai
  • SOP berfungsi memberikan arahan ke para pegawai untuk menjaga kedisplinan saat bekerja
  • SOP berfungsi sebagai pedoman saat melaksanakan kerja atau tugas

Baca juga : Apa Itu Analisis ?

Manfaat SOP (Standar Operasional Prosedur)

Manfaat SOP (Standar Operasional Prosedur)

Sebagai pedoman kerja, SOP berperan penting dalam perusahaan, berikut adalah beberapa manfaat SOP yang dijadikan dasar perusahaan untuk melaksanakan pekerjaanya, antara lain:

  • Meminimalisir kesalahan atau kelalaian pegawai saat melakukan pekerjaan karena SOP adalah standarisasi perusahaan
  • Dokumen SOP mengandung pedoman kerja sehingga karyawan bisa lebih mandiri dan tidak mudah terintervensi manajemen
  • Membantu meningkatkan akuntabilitas
  • Mencipatakan ukuran standar kerja agar menjadi acuan terhadap evaluasi kinerja pegawai
  • Membantu pegawai baru lebih cepat beradaptasi dengan pekerjaaa
  • Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas
  • Membantu pekerjaa agar selesai dengan konsisten

Baca juga : Apa Itu Konsep ?

Prinsip-Prinsip SOP (Standar Operasional Prosedur)

Prinsip-Prinsip SOP (Standar Operasional Prosedur)

Dalam perusahaan, SOP harus memenuhi prinsio-prinsip SOP:

Konsisten

Karena SOP berfungsi sebagai pedoman kerja, maka SOP harus dilaksanakan secara konsistem dari waktu ke waktu oleh semua orang dalam kondisi apapun

Komitmen

SOP harus dilaksanakan dengan penuh komitmen baik pegawai maupun jajaran tinggi perusahaan

Perbaikan Berkelanjutan

SOP tidak kaku dimana SOP harus dilaksanakan secara terbuka dengan segala penyempurnaan sehingga membentuk prosedur yang lebih efisien.

Mengikat

SOP besifat dinamis pada penyempurnaannya, tetapi mengikat semua orang. Pekerjaan harus diselesaikan sesuai prosedur yang tertulis dalam SOP.

Setiap Unsur Memiliki Peran Penting

SOP memiliki peran penting oleh setiap pegawai. Jika salah satu pegawai tidak melaksanakan perannya, maka akan menggangu proses lainnya.

Terdokumentasi

Setiap prosedur di dalam SOP harus terdokumentasi dengan baik sehingga dapat menjadi referensi bagi anggota lain yang membutuhkan.

Baca juga : Apa Itu Penelitian ?

Jenis-Jenis SOP (Standar Operasional Prosedur)

Jenis-Jenis SOP (Standar Operasional Prosedur)

Di bawah ini adalah jenis SOP berdasarkan kriteria tertentu, yaitu:

1. Jenis SOP berdasarkan sifat kegaiatan:

  • SOP Teknis adalah prosedur standar dari kegiatan yang dikerjakan oleh pelaksana dengan satu peran atau jabatan
  • SOP Adminstratif adalah standar umum dan tidak merinci dari kegiatan pelaksana dengan satu peran atau jabatan

2. Jenis SOP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatan:

  • SOP Mikro adalah SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari SOP Makro
  • SOP Makro adalah SOP yang cakupannya lebih dari SOP Mikro

3. Jenis SOP berdasarkan cakupan kegiatan dan kelengkapan kegiatan:

  • SOP Final adalah SOP yang cakupan kegiatannya sudah menghasilkan produk utama bersifat final
  • SOP Parsial adalah SOP yang cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama bersifat final

4. Jenis SOP berdasarkan cakupan dan jenis kegiatan:

  • SOP Generik adalah SOP yang memiliki kesamaan baik kegiatan yang di SOP kan maupun tahapan pelaksanaan dan kegiatannya.
  • SOP Spesifik adalah SOP yang memilik perbedaan baik kegiatan yang di SOP kan maupun tahapan pelaksanaan dan kegiatannya

Elemen-Elemen SOP (Standar Operasional Prosedur)

Elemen-Elemen SOP (Standar Operasional Prosedur)

Standar operasional prosedur memiliki elemen standar yang membentuknya. Elemen-elemen SOP terdiri dari tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, ketentuan, penjelasan istilah, referensi, peralatan, peringatan, prosedur, dan lampiran.

Atribut SOP (Standar Operasional Prosedur)

Ada beberapa atribut yang memenuhi SOP (Standar Operasional Prosedur). Atribut dalam SOP dalah judul, nama penyusun, waktu belaku, nomor, jumlah revisi, nomor halaman, dan pengesahan bahwa SOP sudah disahkan dan bisa diterapkan.

Cara Membuat SOP (Standar Operasional Prosedur)

Cara Membuat SOP (Standar Operasional Prosedur)

Apabila Anda akan membuat SOP, maka ada beberapa cara yang bisa Anda terapkan, diantaranya adalah:

Membuat Susunan Kerja

Pertama, hal yang harus Anda lakukan adalah membuat susunan kerja. Mintalah seluruh kepala bagian dan manajer perusahaan agar mengatakan kepada bawahannya untuk mendiskusikan perihal hal-hal yang akan dibahas dalam SOP. Langkah ini adalah fondasi awal yang menentukan kualitas SOP di kemudian hari.

Merencanakan Alur Proses

Setelah susunan kerja, selanjutnya adalah merencanakan alur proses. Maksudnya adalah membahas hal-hal yang memiliki kaitan dengan menentukan formar SOP, membuat template, dan bagaimana SOP diakses.

Melakukan Wawancara

Setelah selesai merencanakan alur proses, hal selanjutnya adalah melakukan wawancara kepada karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui aktivitas harian mereka saat bekerja dan mengetahui bagaimana mereka bekerja. Dengan melakukan ini, maka bisa diketahui apa saja yang dipaparkan dalam SOP.

Menulis, Membahas, dan Mensosialisasikan

Setelah selesai wawancara dilakukan, maka segera menulis SOP. Setelah ditulis, bahaslah SOP dengan pihak-pihak terkait untuk mengetahui apakah masih terdapat celah atau ketidaksesuaian peraturan pada SOP yang berlaku. Apabila SOP sudah dibuat dengan baik, mulai sosialisasikan pada karyawan dan pihak terkait.

Adakan Pelatihan dan Evaluasi

Jika SOP sudah ditulis, disetujui, dan disosialisasikan, berikutnya adalah melakukan pelatihan. Setelah itu, berikan jangka waktu satu semester atau satu tahun untuk melakukan evaluasi.

Demikian ulasan lengkap mengenai SOP dan semoga bermanfaat.

Tags
Show More

Tahu Kau

Tahukau blog ini tercipta dikarenakan seseorang yang memberikan inpirasi penuh dengan sebuah informasi dan ilmu yang baik. Dan mengajarkan dari hal mental terlebih dahulu. Sehingga Blog Ini Tercipta menjadi www.tahukau.com

Related Articles

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Back to top button
error: Content is protected !!
Close
Close